Eingangsrechnungen
Lade Lieferantenrechnungen, Belege und Ausgaben hoch und verwalte sie mit automatischer MwSt.-Berechnung und Bankabstimmung.
Lieferantenrechnungen und Belege an einem Ort verfolgen
Eingangsrechnungen lassen dich Lieferantenrechnungen, Belege und andere Betriebsausgaben zusammen mit dem Rest deiner Datensätze speichern. Du kannst ein PDF oder Bild hochladen, die Rechnungsdetails ausfüllen, den Zahlungsstatus verfolgen und die Rechnung mit einer Banktransaktion abstimmen, wenn die Zahlung erscheint.
NomadBill speichert die Originaldatei sicher, berechnet MwSt.-Beträge automatisch und zeigt verwandte Informationen wie verknüpfte E-Mails, benutzerdefinierte Felder und abgestimmte Bankzahlungen auf der Rechnungsdetailseite.
Unterstützte Upload-Dateien umfassen PDFs und Bilddateien. NomadBill speichert jede Datei im Storage-Bucket incoming-invoices mit einem pfadbezogenen Muster pro Nutzer: userId/timestamp-filename.
Belege hochladen
Nutze den Bereich Eingangsrechnungen, wenn du eine Lieferantenrechnung manuell aus einer Datei hinzufügen möchtest.
Eingangsrechnungen öffnen
Gehe zum Bereich Eingangsrechnungen in NomadBill und starte einen neuen Upload.
Das ist die beste Option, wenn du den Beleg oder die Lieferantenrechnung bereits auf deinem Gerät gespeichert hast.
Datei hochladen
Wähle eine PDF- oder Bilddatei von deinem Computer oder Telefon.
NomadBill speichert die hochgeladene Datei sicher und hält einen Dateipfad im Rechnungsdatensatz. Wenn du die Datei später öffnest, erzeugt NomadBill einen signierten Anzeigelink, der 60 Sekunden gültig bleibt.
Rechnungsdetails eingeben
Füge Lieferanten-, Rechnungs-, MwSt.- und Zahlungsinformationen für das Dokument hinzu.
Nach dem Speichern der Rechnung solltest du sie in deiner Liste der Eingangsrechnungen sehen und ihre Detailseite öffnen können.
Detailseite prüfen
Öffne die gespeicherte Rechnung, um die Informationen zu verifizieren.
Die Detailansicht enthält separate Karten für Lieferantendetails, Rechnungsdetails, benutzerdefinierte Felder, verknüpfte E-Mails und Bankzahlungen.
Lieferanten- und Rechnungsdetails
Jede Eingangsrechnung speichert sowohl Lieferanteninformationen als auch rechnungsspezifische Informationen. Kategorien sind Freitext, sodass du die Namensstruktur verwenden kannst, die zu deinem Buchhaltungsworkflow passt.
Lieferantenfelder
Name des Lieferanten oder Händlers, der die Rechnung oder den Beleg ausgestellt hat.
Postanschrift des Lieferanten.
USt-IdNr. des Lieferanten, falls auf dem Dokument vorhanden.
Rechnungsfelder
Die eigene Rechnungs- oder Belegnummer des Lieferanten.
Auf der Lieferantenrechnung angegebenes Datum.
Zahlungsfälligkeitsdatum der Rechnung.
Datum, an dem die Rechnung bezahlt wurde. Die Bankabstimmung kann dieses Datum aktualisieren, wenn eine Zahlung zugeordnet wird.
Freitext-Kategorie für die Ausgabe. NomadBill erzwingt keine vordefinierte Kategorieliste.
Interne Notizen zum Beleg, Lieferanten oder zur Ausgabe.
Auf der Rechnung verwendete Währung. Unterstützte Werte sind EUR, USD, GBP, CHF und AED.
EURUSDGBPCHFAEDAktueller Zahlungsstatus der Rechnung. NomadBill unterstützt unpaid und paid.
unpaidpaidBetragsfelder
Rechnungsbetrag vor MwSt.
Auf den Rechnungsbetrag angewendeter MwSt.-Satz.
Berechneter MwSt.-Betrag.
Brutto-Rechnungsbetrag einschließlich MwSt.
Datei- und Datensatz-Metadaten
Speicherpfad der hochgeladenen Beleg- oder Rechnungsdatei.
Datum, an dem die Datei in NomadBill hochgeladen wurde.
MwSt.- und Betragsberechnung
NomadBill berechnet Rechnungssummen automatisch neu, sodass du nicht jedes Betragsfeld manuell aktualisieren musst. Das reduziert Eingabefehler, besonders wenn du nur Nettobetrag und MwSt.-Satz kennst oder vom Beleg nur die Bruttosumme hast.
Wenn du net_amount oder vat_percentage änderst, berechnet NomadBill sowohl vat_amount als auch amount neu. Der Bruttobetrag verwendet diese Formel: gross = net * (1 + pct / 100).
Wenn du amount änderst, berechnet NomadBill net_amount und vat_amount auf Basis des aktuellen MwSt.-Prozentsatzes neu. Das hilft, wenn der Beleg nur die Endsumme und den MwSt.-Satz zeigt.
Prüfe die neu berechneten Werte vor dem Speichern, wenn der Beleg Rabatte, gemischte MwSt.-Sätze oder eine Lieferantenformatierung enthält, die Netto und MwSt. nicht klar trennt.
Zahlungsstatus und Bankabstimmung
Der Zahlungsstatus hilft dir zu verfolgen, welche Lieferantenrechnungen noch offen und welche bereits bezahlt sind. NomadBill verwendet zwei Status: unpaid und paid.
Wenn du Bank Sync verbindest, kann NomadBill ausgehende Banktransaktionen automatisch mit Eingangsrechnungen abstimmen. Die Matching-Logik sucht nach:
- Einer ausgehenden Transaktion mit einem Betrag unter null
- Dem exakt gleichen Betrag
- Der gleichen Währung
- Einem Transaktionsdatum innerhalb von 14 Tagen zum Rechnungsdatum
Wenn NomadBill eine Übereinstimmung findet, verknüpft es die Transaktion mit der Eingangsrechnung und setzt den Zahlungsstatus auf paid. Verknüpfte Bankzahlungen erscheinen in der Karte für Bankzahlungen auf der Rechnungsdetailseite.
Du kannst die Verbindung auch manuell im Bank-Sync-Bereich verwalten. Wenn du eine zugeordnete Transaktion trennst, setzt NomadBill den Zahlungsstatus zurück auf unpaid.
Für den vollständigen Matching-Workflow siehe Bank Sync.
Integration mit E-Mail-Intelligence
NomadBill kann auch eine Eingangsrechnung aus E-Mail-Daten erstellen. Wenn E-Mail-Intelligence Beleg- oder Lieferantenrechnungsdetails aus einer Nachricht extrahiert, kann createReceiptFromEmail den Eingangsrechnungsdatensatz für dich anlegen.
Das ist nützlich, wenn Lieferanten Rechnungen per E-Mail senden und du manuelle Eingabe reduzieren möchtest. Nach der Erstellung kannst du die Rechnungsdetailseite öffnen, die extrahierten Felder prüfen, Notizen oder Kategorien hinzufügen und bestätigen, ob die Zahlung bereits zugeordnet wurde.
Die Detailseite enthält außerdem eine Karte für verknüpfte E-Mails, mit der du die Rechnung bei Bedarf zum ursprünglichen E-Mail-Kontext zurückverfolgen kannst.
Für den E-Mail-Workflow siehe E-Mail-Intelligence.