Rechnungen

Erstelle, versende und verfolge Rechnungen in mehreren Währungen mit MwSt.-Berechnung, PDF-Erzeugung und Stripe-Zahlungen.

Rechnungen erstellen, versenden und verfolgen

Nutze NomadBill-Rechnungen, um professionelle Rechnungen zu erstellen, MwSt. zu berechnen, gebrandete PDFs zu exportieren, Rechnungen per E-Mail zu versenden und Online-Zahlungen über Stripe anzunehmen. Du kannst Entwürfe und versendete Rechnungen verwalten, den Zahlungsfortschritt verfolgen und Rechnungsnummern unternehmensweit konsistent halten.

Wenn du von einem genehmigten Angebot startest, nutze den Angebot-zu-Rechnung-Flow, der unter Angebote beschrieben ist.

Rechnungsstatus

NomadBill verfolgt Rechnungen mit zwei getrennten Feldern: status und payment_status. Das Rechnungs-Badge priorisiert Zahlungsinformationen. Wenn payment_status also paid ist, wird die Rechnung als bezahlt angezeigt, auch wenn das allgemeine Feld status etwas anderes zeigen würde.

Feld	Werte	Bedeutung
`status`	`draft`, `sent`, `paid`, `overdue`	Der Lebenszyklusstatus des Dokuments
`payment_status`	`unpaid`, `pending`, `paid`, `failed`	Der Verarbeitungsstatus der Zahlung

Eine praktische Lesart ist:

draft — du bearbeitest die Rechnung noch und hast den Versand noch nicht abgeschlossen.
sent — die Rechnung wurde zugestellt oder als versendet markiert.
overdue — das Fälligkeitsdatum ist überschritten und die Rechnung ist noch nicht beglichen.
paid — die Rechnung ist beglichen.

Zahlungsspezifische Zustände liefern mehr Detail:

unpaid — es wurde noch keine Zahlung erfasst.
pending — die Zahlung ist in Bearbeitung.
paid — die Zahlung wurde erfolgreich abgeschlossen.
failed — ein Zahlungsversuch wurde nicht abgeschlossen.

Wenn eine Rechnung in der UI paid anzeigt, hat dieser bezahlte Zustand Vorrang vor dem allgemeinen Dokumentstatus für die Badge-Anzeige.

Eine Rechnung erstellen

Erstelle eine neue Rechnung im Bereich Invoices, vervollständige Kunden- und Rechnungsdetails, füge deine Positionen hinzu und prüfe das Ergebnis vor dem Versand. NomadBill behält unfertige Rechnungen als Entwürfe, damit du später darauf zurückkommen kannst.

Neue Rechnung öffnen

Gehe zu Invoices und erstelle eine neue Rechnung. NomadBill bereitet das Dokument mit deinem Unternehmenskontext vor und vergibt die Nummerierung, wenn die Rechnung erstellt wird.

Wenn die Rechnung geöffnet wird, solltest du bearbeitbare Rechnungsfelder, Positionen, Summen und Dokumenteinstellungen sehen.

Kunden- und Rechnungsdetails hinzufügen

Gib die Kundeninformationen, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum, die Währung und die Sprache ein. Wähle die Rechnungssprache, die zum Empfänger passt, damit Beschriftungen in PDF und E-Mail korrekt dargestellt werden.

Nach dem Speichern bleibt die Rechnung im Status draft, bis du sie versendest oder anderweitig markierst.

Positionen hinzufügen

Füge jedes Produkt oder jede Dienstleistung als eigene Position mit Name, Menge und Stückpreis hinzu. Ergänze eine Beschreibung, wenn du Umfang, Abrechnungszeitraum oder Liefergegenstände erläutern möchtest.

Deine Zwischensumme aktualisiert sich, während du Positionen hinzufügst oder bearbeitest.

MwSt. und Summen prüfen

Bestätige den MwSt.-Prozentsatz, bevor du die Rechnung versendest. NomadBill berechnet die Gesamtsumme aus Zwischensumme und MwSt.-Prozentsatz, sodass du den Betrag prüfen kannst, bevor du PDF oder Zahlungslink erzeugst.

Ein korrekter Prütschritt sollte dir eine klare Zwischensumme, einen MwSt.-Betrag und eine Endsumme hinterlassen.

Exportieren, versenden oder Zahlung einziehen

Sobald die Rechnung korrekt aussieht, generiere das PDF, versende sie per E-Mail oder aktiviere Stripe Checkout, wenn der Kunde online bezahlen soll. Nach dem Versand kann NomadBill Zustelldetails speichern, etwa wer die Rechnung erhalten hat und wann sie versendet wurde.

Ab diesem Punkt wechselt die Rechnung vom Bearbeiten in die aktive Nachverfolgung.

Positionen

Jede Rechnungsposition speichert eine kleine, konsistente Struktur, damit Gebühren klar und vorhersehbar bleiben. Eine Position enthält:

id — optionale interne Kennung
name — der Titel der Position
description — optionaler Detailtext
quantity — wie viele Einheiten du abrechnest
price — der Preis pro Einheit

Verwende eine Position pro abrechenbarer Dienstleistung, Produkt oder Abrechnungszeitraum. Das macht das PDF leichter lesbar und hilft deinem Kunden zu verstehen, wie die Gesamtsumme entstanden ist.

NomadBill unterstützt außerdem Drag-and-Drop-Umordnung für Positionen. Ordne Positionen so, dass sie die Geschichte erzählen, die die Rechnung vermitteln soll, etwa Kernleistungen zuerst und erstattungsfähige Ausgaben zuletzt.

MwSt.-Berechnung

NomadBill berechnet Rechnungssummen aus der Zwischensumme und dem MwSt.-Prozentsatz. Die Formel lautet:

total = subtotal + (subtotal x vat_percentage / 100)

Der Standard-MwSt.-Satz ist 19%, entsprechend dem deutschen Regelsatz. Du kannst den MwSt.-Prozentsatz pro Rechnung nach Bedarf ändern, solange der Wert im erlaubten Bereich von 0 bis 100 bleibt.

Das bedeutet:

0 ist gültig für MwSt.-freie oder mit 0 % besteuerte Rechnungen
19 ist der Standard-Ausgangspunkt
100 ist die obere erlaubte Grenze

Prüfe den MwSt.-Satz vor dem Versand der Rechnung, besonders wenn du über mehrere Rechtsräume hinweg abrechnest oder mit gemischten Steuerbehandlungen arbeitest.

Währungen und Sprachen

NomadBill unterstützt fünf Rechnungswährungen und vier Rechnungssprachen. Diese Werte sind erzwungen, sodass Rechnungen immer eine der unterstützten Optionen verwenden.

Unterstützte Währungen

EUR
USD
GBP
CHF
AED

Unterstützte Rechnungssprachen

Wie die Standardwährung gewählt wird

NomadBill ermittelt die Rechnungswährung in dieser Reihenfolge:

Rechnungswährung — wenn die Rechnung bereits eine Währung hat, wird dieser Wert verwendet.
Standardwährung des Unternehmens — wenn die Rechnung keine explizite Währung hat, prüft NomadBill den Unternehmensstandard.
Globale Währungspräferenz — wenn keines der ersten beiden vorhanden ist, fällt NomadBill auf die globale Währung zurück, die im lokalen Browserspeicher als nb.currency hinterlegt ist.

Diese Priorität hält bestehende Rechnungen stabil und bietet dir dennoch einen unternehmensweiten und nutzerbezogenen Fallback.

Rechnungsnummerierung

Rechnungsnummern verwenden das Format R-00001. Das Präfix R kennzeichnet den Dokumenttyp, und der numerische Teil verwendet fünf Stellen mit führenden Nullen.

NomadBill erzeugt Nummern über eine Datenbankfunktion, die die nächste Dokumentnummer atomar pro Unternehmen vergibt. Das ist wichtig, wenn mehrere Personen gleichzeitig Rechnungen erstellen, weil die Sequenz vor Race Conditions geschützt bleibt.

Zwei Details sind für den Alltag wichtig:

Rechnungsnummern sind pro Unternehmen, nicht global über alle Konten hinweg geteilt.
Jede Rechnungsnummer muss innerhalb desselben Unternehmens eindeutig sein, über die Kombination aus company_id und invoice_number.

PDF-Erzeugung

NomadBill kann Rechnungen als PDF-Dokumente für Download, Weitergabe oder E-Mail-Zustellung exportieren. Die PDF-Engine verwendet Standard-Rechnungsdaten zusammen mit deinem Unternehmens-Branding, um ein fertiges Dokument zu erzeugen.

Das erzeugte PDF verwendet ein A4-Hochformat mit 15 mm Rändern und kann enthalten:

Unternehmenslogo
Markenfarbe
Positionstabelle
Summenblock
Bankdaten
Fußzeile

Die PDF-Ausgabe unterstützt außerdem alle vier Rechnungssprachen, sodass Beschriftungen in der auf der Rechnung gewählten Sprache erscheinen. Wenn du benutzerdefinierte PDF-Layouts verwendest, unterstützt NomadBill auch die vorlagenbasierte Darstellung.

PDF-Vorlagen

Angebote

Rechnungen per E-Mail versenden

NomadBill sendet Rechnungs-E-Mails über Resend mit noreply@nomadbill.co als Absenderadresse. Du kannst entweder eine Dokument-E-Mail mit HTML-Inhalt und optionalem PDF-Anhang oder eine zusammenfassende E-Mail senden, die Zustelldetails in der Datenbank speichert.

Wenn du eine Rechnungszusammenfassungs-E-Mail sendest, aktualisiert NomadBill diese Tracking-Felder:

sent_at — wann die Rechnung versendet wurde
sent_to — welcher Empfänger sie erhalten hat
email_status — gesetzt auf sent

Der E-Mail-Inhalt kann enthalten:

die Dokumentnummer
den Kundennamen
eine optionale individuelle Nachricht
den Gesamtbetrag

So erhältst du sowohl den ausgehenden Versand als auch einen einfachen Audit-Trail im Rechnungsdatensatz.

Zahlungen mit Stripe annehmen

Aktiviere Stripe auf einer Rechnung, wenn der Kunde über eine gehostete Checkout-Seite bezahlen soll. NomadBill erstellt eine Stripe Checkout Session für die Rechnung und leitet den Kunden zu Stripe weiter, um die Zahlung abzuschließen.

So funktioniert der Stripe-Flow

Stripe für die Rechnung aktivieren

Schalte Stripe für die Rechnung ein, sodass stripe_enabled aktiv ist. Dadurch wird die Rechnung für Online-Zahlung freigegeben.

Nach der Aktivierung kann die Rechnung eine gehostete Zahlungssession erstellen.

Checkout-Session erstellen

NomadBill erstellt eine Stripe Checkout Session aus der Rechnungssumme. Der an Stripe gesendete Betrag wird mit Math.round(total_amount * 100) in Cent umgerechnet, und der Währungscode wird für die Stripe-API in Kleinbuchstaben konvertiert.

So erhält Stripe den Betrag im erwarteten Format.

Kunden zu Stripe weiterleiten

Der Kunde wird zur von Stripe gehosteten Checkout-Seite weitergeleitet, um die Zahlung sicher abzuschließen. Du musst Kartendaten nicht direkt auf der Rechnungsseite erfassen.

Eine erfolgreiche Weiterleitung bedeutet, dass der Kunde die Zahlung jetzt bei Stripe abschließt.

Erfolg oder Abbruch behandeln

Nach der Zahlung sendet Stripe den Kunden zurück zu einer von zwei Rechnungsrouten:

Erfolg: /invoices/$id/pay/success
Abbruch: /invoices/$id/pay/cancel

Die Erfolgsseite bestätigt die Zahlung und löst Purchase-Tracking aus. Die Abbruchseite lässt den Kunden es erneut versuchen.

Rechnung nach Webhook-Bestätigung aktualisieren

Wenn Stripe das Webhook-Ereignis checkout.session.completed sendet, aktualisiert NomadBill die Rechnung auf payment_status=paid und status=paid.

Dieses Webhook-Update finalisiert den bezahlten Zustand in NomadBill.

Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen lassen dich eine Rechnung als Teil eines wiederholten Abrechnungsmusters markieren. NomadBill speichert das mit dem Flag is_recurring und einem Wert für recurring_frequency.

Unterstützte Wiederholungsfrequenzen sind:

weekly
monthly
quarterly
yearly

Wiederkehrende Rechnungen sind nur Metadaten. NomadBill führt keinen automatischen Cron-Job aus und erzeugt aus diesem Flag allein keine neuen Rechnungen nach Zeitplan.

Nutze Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen, um wiederholte Abrechnung zu kennzeichnen und zu organisieren, verlasse dich aber nicht darauf als automatisierte Abo-Engine.

Nächste Schritte

PDF-Vorlagen verwalten

Mit Angeboten arbeiten

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